Jahresfortschreibung
Es ist zu unterscheiden zwischen einer vorläufigen und einer endgültigen Jahresfortschreibung. Die vorläufige Jahresfortschreibung betrifft nur die Schülerdatenverwaltung und ermöglicht es, schon zu einem frühen Zeitpunkt (z.B. ab Jänner) die Klassen des kommenden Schuljahres zu planen.
Vor einer Jahresfortschreibung ist unbedingt eine Datensicherung zu machen! Die Jahresfortschreibung darf im Netzwerkbetrieb nur an einer Workstation ausgeführt werden. Die übrigen Workstations dürfen zu dieser Zeit nicht mit dem Programmpaket arbeiten.
Zu Beginn der endgültigen Jahresfortschreibung werden, die veränderbaren Datenbankdateien in ein Archivverzeichnis gelegt, das den Namen des Schuljahres trägt (z.B. \WINLEHR\06 für das Schuljahr 2006/07).
Durch die Jahresfortschreibung werden also die Daten für das nächste Schuljahr aufbereitet. Das kann auf zwei Arten geschehen:
- Durch eine vorläufige Jahresfortschreibung
Durch die vorläufige Jahresfortschreibung bereits im laufenden Schuljahr die Schülerdaten des nächsten Schuljahres vorbereitet werden: - Klassenzuteilungen
- Wiederholungen
- Übungen, Wahlfächer, Wahlmodule des nächsten Schuljahres
- usw...
- Durch eine endgültige Jahresfortschreibung
Bei der endgültigen Jahresfortschreibung können die Vorbereitungen der provisorischen Jahresfortschreibung berücksichtigt werden und endgültig gemacht werden.
- Datensicherung (Menüpunkt "Supervisoroptionen / Datei / Datenaustausch / Gesamtsicherung")
In der Schülerdatenverwaltung:
- Wird nach der endgültigen Jahresfortschreibung das Modul "Schülerdatenverwaltung" erstmals aufgerufen, wird man aufgefordert, die Schuljahresdaten entsprechend dem neuen Schuljahr einzutragen. Die Richtigstellung dieser Termindaten ist wesentlich für viele weitere Verarbeitungen.
- Bei Verwendung der Modularen Oberstufe ist in den Benutzerdaten/Einstellungen auf der Seite "Noten, weiteres..." zu prüfen, für welche Klassen die MOST verwendet wird und auf der Seite "Bildungsdokumentation" zu prüfen, für welche Klassen die MOST im Vorjahr verwendet wurde.
- Für die Bildungsdokumentation sind in den Benutzerdaten/Einstellungen auf der Seite "Bildungsdokumentation" das Datum der Meldung und der Zeitraum der Meldung zu prüfen.
- In der aktuellen Abgangsdatei sind alle Schüler/innen zu löschen.
- Bei den Schülerdaten sind die Kennwörter für den Intranetzugriff zu vergeben: Dazu einen Schüler im Karteiblatt aufrufen und mittels "Optionen/Kennwort für Intranet vergeben" die Kennwörter für die ganze Schule vergeben (besethende Kennwörter bleiben dabei unverändert).
- Nur in der AHS:
Die Wahlpflichtgegenstände der Schüler/innen sind aus dem Plan der Wahlpflichtgegenstände eintzutragen: Dazu einen Schüler im Karteiblatt aufrufen und mittels "Optionen/Wahlpflichtgegenstände aus dem Plan eintragen". Falls bei den Schüler/innen in der 5. Klasse der Plan der Wahlpflichtgegenstände für die ganze Oberstufe erstellt worden ist, kann nach der Jahresfortschreibung der Plan für das aktuelle Schuljahr in den aktuellen Daten eingetragen werden. Damit können Listen der aktuellen Wahlpflichtgegenstände ausgedruckt werden. Wenn schließlich bei allen Schüler/innen die aktuellen Wahlpflichgegenstände stimmen, sind diese für den Katalogausdruck ins Archiv zu schreiben. - Falls die Kartei der Unfälle verwendet wird, sind die Unfälle des letzten Schuljahres zu löschen:
Dazu den Menüpunkt "Extras/Unfallkartei..." aufrufen und mit Hilfe des Schalters "Unfälle eines Zeitraums zum Löschen markieren" die Löschmarken setzen und danach mit dem Symbolschalter "Markierte Datensätze entfernen" diese aus der Kartei entfernen. - Gleiches gilt für die vorzeitigen Entlassungen (Menüpunkt "Extras/Vorzeitige Entlassungen ...") und die Diebstahlskartei (Menüpunkt "Extras/Diebstahlkartei..." )
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In der Lehrerdatenverwaltung:
- In den Karteiblättern der Lehrer/innen ist in der Karteikarte "Weiteres" der Unterrichtsstatus zu prüfen.
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